Sensemaking in Organizations

1. Sensemaking er en kontinuerlig prosess der vi skaper mening ut fra erfaringer

«Å snakke om sensemaking er å snakke om virkeligheten som en pågående prestasjon som tar form når mennesker gjør retrospektiv mening ut av situasjonene de befinner seg i, og det de skaper.»

Definisjon og prosess. Sensemaking er den kognitive prosessen der mennesker gir mening til sine erfaringer. Den innebærer:

• Å legge merke til og avgrense informasjon fra omgivelsene
• Å merke og kategorisere for å stabilisere strømmen av erfaringer
• Å utvikle plausible forklaringer i ettertid for det man har lagt merke til
• Å handle i miljøet for å teste sine tolkninger

Viktige kjennetegn. Sensemaking er:

• Pågående og uten ende
• Forankret i identitetskonstruksjon
• Sosial og relasjonell
• Fokusert på utvalgte signaler
• Drevet av plausibilitet fremfor nøyaktighet

Betydning i organisasjoner. Sensemaking er avgjørende for:

• Beslutningstaking i tvetydige situasjoner
• Organisatorisk læring og tilpasning
• Krisehåndtering og respons
• Strategisk planlegging og gjennomføring

2. Organisasjoner er dynamiske systemer av delt forståelse og tolkning

«Organisasjoner er nettverk av intersubjektivt delte meninger som opprettholdes gjennom utvikling og bruk av et felles språk og daglig sosial interaksjon.»

Intersubjektivitet i organisasjoner. Organisasjoner eksisterer som:

• Kollektive sinn formet gjennom delte erfaringer og tolkninger
• Systemer av koordinerte handlinger basert på gjensidig forståelse
• Miljøer der individuelle sensemaking-prosesser konvergerer og divergerer

Organisasjonskultur. Delte meninger kommer til uttrykk som:

• Felles språk og sjargong
• Delte historier og narrativer
• Kollektive ritualer og praksiser
• Taus kunnskap og antakelser

Dynamikken i organisatorisk sensemaking. Organisasjoner utvikler seg kontinuerlig gjennom:

• Forhandling av mening mellom medlemmene
• Tilpasning til eksterne endringer og interne skift
• Løsning av konflikter mellom ulike tolkninger
• Integrering av nye medlemmer og ideer i eksisterende rammeverk

3. Identitetskonstruksjon er sentralt for hvordan individer og organisasjoner gir mening

«Oppskriften ‘Hvordan kan jeg vite hva jeg tenker før jeg ser hva jeg sier?’ inneholder fire pronomen, alle peker på personen som gjør sensemaking.»

Individuell identitet i sensemaking. Mennesker gir mening til situasjoner basert på:

• Deres selvbilde og hvordan de ønsker å bli oppfattet
• Tidligere erfaringer og fremtidige ambisjoner
• Flere, noen ganger motstridende, identiteter de innehar

Organisatorisk identitet. Organisasjoner utvikler en selvforståelse gjennom:

• Kollektiv forståelse av «hvem vi er» som en enhet
• Delte oppfatninger om kjerneverdier og oppdrag
• Særpregede kompetanser og kjennetegn

Identitet og handling. Identitet påvirker sensemaking ved å:

• Forme hva folk legger merke til og hvordan de tolker det
• Motivere visse handlinger og avskrekke andre
• Gi et rammeverk for å forstå suksesser og feil

4. Retrospeksjon former vår forståelse av nåværende hendelser og fremtidige handlinger

«Det viktige er at retrospektiv sensemaking er en aktivitet der mange mulige betydninger må syntetiseres, fordi mange ulike prosjekter pågår samtidig når refleksjonen skjer.»

Rolle for etterpåklokskap. Retrospeksjon i sensemaking innebærer:

• Å se tilbake på tidligere hendelser for å forklare nåværende situasjoner
• Å tolke tidligere erfaringer på nytt i lys av ny informasjon
• Å konstruere sammenhengende narrativer som knytter fortid, nåtid og fremtid

Begrensninger ved retrospeksjon. Utfordringer inkluderer:

• Etterpåklokskap og forenkling av komplekse hendelser
• Selektiv hukommelse og rasjonalisering av tidligere handlinger
• Vanskeligheter med å nøyaktig huske følelsesmessige tilstander og motivasjoner

Utnyttelse av retrospeksjon. Organisasjoner kan bruke retrospeksjon til å:

• Lære av tidligere erfaringer og forbedre beslutningstaking
• Utvikle organisatorisk hukommelse og kunnskapsstyringssystemer
• Skape delte narrativer som styrer fremtidige handlinger og strategier

5. Enactment-teori: Vi skaper de omgivelsene vi møter gjennom våre handlinger

«Organisasjoner spiller en aktiv rolle i å forme sine omgivelser, delvis fordi de søker miljøer med få konkurrenter, definerer sine produkter og resultater på måter som fremhever forskjeller til konkurrentene, baserer seg på egen erfaring for å utlede muligheter, og trenger å pålegge enkelhet på komplekse relasjoner.»

Begrepet enactment. Enactment i sensemaking betyr at:

• Handlinger skaper betingelser som krever videre sensemaking
• Mennesker aktivt konstruerer virkeligheten de møter, i stedet for passivt å oppfatte den
• Omgivelsene er ikke adskilt fra organisasjonen, men delvis skapt av den

Organisatoriske implikasjoner. Enactment-teorien antyder at:

• Strategiske valg former konkurranselandskapet
• Organisatoriske strukturer og prosesser skaper egne problemer og løsninger
• Innovasjon kan skape nye markeder og muligheter

Praktiske anvendelser. Organisasjoner kan utnytte enactment ved å:

• Proaktivt forme sin bransje gjennom dristige handlinger
• Eksperimentere med nye praksiser for å oppdage muligheter
• Omskrive utfordringer til muligheter for kreativ problemløsning

6. Sosial kontekst påvirker i stor grad individuell og kollektiv sensemaking

«Sensemaking er aldri ensomt fordi det en person gjør internt, er avhengig av andre.»

Sensemaking som sosial prosess. Sensemaking er iboende sosial fordi:

• Meninger forhandles og deles gjennom interaksjon
• Individuelle tolkninger påvirkes av sosiale normer og forventninger
• Kollektiv handling krever et visst nivå av delt forståelse

Organisatoriske implikasjoner. Sosial kontekst påvirker sensemaking gjennom:

• Organisasjonskultur og delte mentale modeller
• Maktforhold og politiske prosesser
• Kommunikasjonsnettverk og informasjonsflyt

Styrking av sosial sensemaking. Organisasjoner kan forbedre kollektiv sensemaking ved å:

• Oppmuntre til åpen dialog og mangfoldige perspektiver
• Skape arenaer for uformell interaksjon og kunnskapsdeling
• Utvikle felles språk og rammeverk for forståelse

7. Sensemaking er en pågående prosess som aldri starter eller stopper, men stadig utvikles

«Sensemaking starter aldri. Grunnen til at det aldri starter, er at ren varighet aldri stopper.»

Kontinuerlig prosess. Sensemaking er pågående fordi:

• Erfaring er en konstant strøm av hendelser og informasjon
• Nye situasjoner oppstår stadig som krever tolkning
• Tidligere tolkninger revideres og oppdateres kontinuerlig

Organisatoriske implikasjoner. At sensemaking er pågående betyr at:

• Organisasjoner må være tilpasningsdyktige og responsive til endring
• Læring er en kontinuerlig prosess, ikke en enkelt hendelse
• Stabilitet er en prestasjon, ikke en naturlig tilstand

Håndtering av pågående sensemaking. Organisasjoner kan arbeide med denne prosessen ved å:

• Utvikle systemer for kontinuerlig miljøovervåkning
• Oppmuntre til regelmessig refleksjon og revurdering av antakelser
• Skape fleksible strukturer som kan tilpasse seg nye tolkninger

8. Utvalgte signaler fungerer som fokuspunkter for å utvikle bredere tolkninger

«Utvalgte signaler er enkle, kjente strukturer som er frø hvorfra folk utvikler en større forståelse av hva som kan foregå.»

Signalers rolle i sensemaking. Utvalgte signaler:

• Gir utgangspunkt for tolkning
• Hjelper til med å forenkle komplekse situasjoner
• Leder oppmerksomhet og rammer inn videre observasjoner

Typer signaler. Folk henter ut ulike signaler, blant annet:

• Anomalier eller uventede hendelser
• Kjente mønstre eller skjemaer
• Fremtredende eller følelsesladet informasjon

Organisatoriske implikasjoner. Å håndtere signaler innebærer:

• Å identifisere og fremheve viktige tegn i omgivelsene
• Å skape felles referansepunkter for kollektiv sensemaking
• Å balansere fokus på spesifikke signaler med bredere situasjonsforståelse

9. Plausibilitet, ikke nøyaktighet, er den viktigste drivkraften i organisatorisk sensemaking

«Nøyaktighet er fint, men ikke nødvendig for sensemaking.»

Plausibilitet fremfor nøyaktighet. Sensemaking prioriterer plausibilitet fordi:

• Fullstendig nøyaktighet ofte er umulig i komplekse, tvetydige situasjoner
• Plausible forklaringer muliggjør handling og beslutningstaking
• Sosial enighet veier ofte tyngre enn objektiv sannhet

Implikasjoner for organisasjoner. Dette fokuset på plausibilitet betyr at:

• Raske, «godt nok» løsninger kan være bedre enn perfekte, men trege
• Delte narrativer kan være kraftfulle verktøy for koordinering
• Det kan være vanskelig å utfordre etablerte tolkninger

Balansering av plausibilitet og nøyaktighet. Organisasjoner bør:

• Oppmuntre til kritisk tenkning og spørsmål ved antakelser
• Utvikle prosesser for testing og forbedring av tolkninger
• Anerkjenne verdien av både intuitive og analytiske tilnærminger

10. Språk og kommunikasjon er grunnleggende verktøy for organisatorisk sensemaking

«Ord skaper stabile forbindelser, etablerer stabile enheter som folk kan orientere seg mot (f.eks. «kjønnsgap»), binder folks tid til prosjekter («Al, jeg vil at du bruker litt tid på dette»), og signaliserer viktig informasjon.»

Språk som verktøy for sensemaking. Kommunikasjon former sensemaking ved å:

• Gi merkelapper og kategorier for å organisere erfaring
• Skape delte betydninger og tolkninger
• Legge til rette for koordinering og kollektiv handling

Organisatorisk diskurs. Viktige aspekter inkluderer:

• Formelle og uformelle kommunikasjonskanaler
• Fortelling og narrativ konstruksjon
• Metaforer og analogier brukt for å forstå komplekse situasjoner

Forbedring av kommunikasjon for sensemaking. Organisasjoner kan:

• Utvikle et rikt og nyansert vokabular for å beskrive erfaringer
• Oppmuntre til åpen dialog og mangfoldige perspektiver
• Bruke flere kommunikasjonsformer for å formidle komplekse ideer

11. Følelser og aktivering spiller viktige roller i sensemaking-prosessen

«Følelse er det som skjer mellom tidspunktet en organisert sekvens blir avbrutt og tidspunktet avbruddet fjernes, eller en erstatningsrespons finnes som gjør at sekvensen kan fullføres.»

Følelser i sensemaking. Følelser påvirker sensemaking ved å:

• Styre oppmerksomhet mot visse signaler og tolkninger
• Motivere handling og beslutningstaking
• Forme hukommelse og retrospektive beretninger

Aktivering og avbrudd. Nøkkelbegreper inkluderer:

• Avbrudd i forventede sekvenser utløser følelsesmessig aktivering
• Aktivering fokuserer oppmerksomhet og mobiliserer ressurser for sensemaking
• Høy aktivering kan både forbedre og svekke sensemaking-prosesser

Håndtering av følelser i organisasjoner. Strategier inkluderer:

• Å anerkjenne og ta hensyn til følelsenes rolle i beslutningstaking
• Å utvikle emosjonell intelligens og reguleringsferdigheter
• Å skape støttende miljøer for bearbeiding av følelsesmessige opplevelser

12. Praktiske implikasjoner: Å styrke sensemaking for bedre organisatoriske resultater

«Å forstå sensemaking er å være sensitiv for måten folk kutter ut øyeblikk fra kontinuerlige strømmer og henter signaler fra disse øyeblikkene.»

Forbedring av organisatorisk sensemaking. Nøkkelstrategier inkluderer:

• Å oppmuntre til mangfoldige perspektiver og tverrfaglig samarbeid
• Å utvikle robuste systemer for miljøovervåkning og informasjonsdeling
• Å skape muligheter for refleksjon og kollektiv meningsskaping

Lederskap og sensemaking. Ledere kan styrke sensemaking ved å:

• Formulere engasjerende visjoner og narrativer
• Modellere åpenhet for nye tolkninger og ideer
• Legge til rette for dialog og forhandling av mening

Sensemaking i praksis. Anvendelser inkluderer:

• Krisehåndtering og organisering for høy pålitelighet
• Strategisk planlegging og endringsledelse
• Innovasjon og organisatorisk læring